La crise que nous traversons actuellement impose aux entreprises une adaptation lourde et rapide de ses modes de fonctionnement. Outre les nombreux obstacles techniques liés à la généralisation du télétravail, la question se pose d'adapter la façon de travailler car on ne manage pas à distance comme en présentiel. Nous vous proposons ici, quelques conseils pratiques pour aider à adapter les postures managériales et accompagner au mieux les nouveaux télétravailleurs afin de garantir le niveau de productivité nécessaire à la poursuite de l'activité professionnelle.

Conseil n°1 : Fixer un cadre clair

La réussite d'une organisation en télétravail est conditionnée par un cadre de travail clair, connu, respecté et applicable par tous. La difficulté réside dans les limites à fixer. Il est important qu'elles ne soient pas trop restrictives (car déresponsabilisantes) ou au contraire trop larges (car démobilisantes).

Le télétravailleur doit devenir un acteur autonome et responsable avec une liberté d'actions dans ses attributions et dans le respect du cadre de travail qui aura été déterminé ; cela facilitera grandement sa proactivité. Pour cela, il est primordial de présenter des objectifs, une feuille de route, des interdits, des autorités et des redevabilités explicites pour donner du sens à ses actions. Pour vous aider dans la fixation du cadre de travail, nous vous invitons à suivre la méthode SMART (les objectifs doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement défini). C'est ensuite à chaque collaborateur de construire ses interactions aux autres dans une relation de pair à pair. Tous égaux devant les mêmes règles explicites. Car, dans ce contexte, c'est désormais celui qui sait qui fait et qui gouverne toutes les limites qu'il rencontre dans l'exercice de ses activités.

Conseil n°2 : Responsabiliser ses télétravailleurs grâce à un suivi adapté et une écoute active

Le télétravail est l'occasion de se défaire de pratiques managériales pouvant parfois être déresponsabilisantes. Le manager en tant que centre névralgique de toute prise de décisions, peut favoriser malgré lui une attitude passive des télétravailleurs avec des actions cantonnées à ses seuls ordres. Cela ne favorise pas l'autonomie qu'exige le télétravail, sans compter les répercussions néfastes que cela peut avoir sur la productivité de l'entreprise. L'objectif est d'élever les télétravailleurs à un certain niveau d'autonomie dans leurs rôles et prérogatives.

La confiance est un bon moyen de responsabiliser mais elle ne se décrète pas, elle s'établit. Pour cela, outre le suivi de l'avancée des projets et missions, il est nécessaire de tenir compte des besoins et des souhaits du télétravailleur par une écoute active, ce d'autant plus, dans ce contexte inédit. Pour cela, nous vous invitons à réaliser des feed-back réguliers. Ces leviers sont efficaces à plusieurs niveaux, car ils permettent :

• D'aller à la rencontre de son collaborateur, montrer de l'intérêt pour ce qu'il est et ce qu'il fait, éléments essentiels à la construction d'une relation de confiance
• D'intégrer les éventuelles réticences et/ou motivations et ainsi ajuster son discours, trouver les arguments adéquats pour faire passer ses idées, ses messages efficacement.
• D'être entendu. Quel collaborateur serait enclin à écouter un manager qui n'aurait guère d'intérêt pour son équipe? Écouter permet également d'ajuster son langage à ses interlocuteurs pour s'assurer que le message sera correctement entendu, compris et intégré.
• De motiver efficacement : en sachant décrypter les motivations profondes de chacun de ses collaborateurs, le manager pourra actionner les leviers appropriés afin de maintenir la motivation de chacun
• D'être respecté : un manager à l'écoute gagne le respect de ses collaborateurs et favorise l'acceptation de nouvelles règles y compris les plus contraignantes.

Conseil n°3 : Faciliter le travail en équipe grâce aux outils collaboratifs

Il est également nécessaire que l'organisation garantisse la transparence et l'accès à l'information pour tous. En cela, la crise du COVID-19 est aussi une opportunité pour innover et de s'ouvrir à de nouveaux outils, de découvrir de nouvelles sources de productivité et de valeur ajoutée. Pour ce faire, appuyez-vous sur les réseaux sociaux collaboratifs. L'adoption de l'agenda électronique partagé par l'ensemble des collaborateurs et managers est indispensable. Il permet de connaitre les disponibilités des différents membres de l'équipe et d'organiser des réunions à distance avec plus d'efficacité. Afin de favoriser l'autonomie des collaborateurs et encourager leurs contributions au bon fonctionnement de l'entreprise, le manager pourra proposer un certain nombre d'outils collaboratifs, par exemple :

• La mise en commun d'informations et données pouvant servir à l'ensemble de l'équipe sur un serveur partagé et des outils de co-rédaction de documents.
• Un forum de discussion permettant aux collaborateurs de s'entre-aider sous forme de questions-réponses accessibles à tous
• Un blog communautaire pour partager les bonnes pratiques du télétravail de chacun, animer une boite à idées, diffuser la culture d'entreprise.

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Conseil n°4 : Confiance et lâcher prise

La clé du succès du travail à distance est le contrat de confiance qui s'instaure entre le manager, le collaborateur à distance et son équipe. Accepter de ne plus être en contrôle de tout ce qui se passe dans l'équipe, c'est laisser l'autonomie à ses collaborateurs en matière de rythme de travail. Les journées de télétravail sont particulièrement productives parce que le collaborateur est maître de son organisation et n'est pas ralenti par des réunions ou les interruptions intempestives des collègues ou du manager. Dans la limite des contraintes de chaque activité, le manager doit offrir à ses collaborateurs une certaine flexibilité dans leurs horaires de travail à distance. Un collaborateur qui se sent responsabilisé optimise la gestion de son temps. A la clé de ce lâcher-prise sur le thème des horaires dans un cadre maîtrisé : un gain d'efficacité pour le manager et toute l'équipe.

La situation que nous traversons actuellement est l'occasion d'une profonde remise en question de nos organisations. Pour que chacun soit manager de ses rôles et missions (et non des personnes) et que chacun interagisse sur la base d'une relation de pair à pair, rendue plus accessible par la distance que nous impose le virus.