Etre manager n'est pas une tâche aisée et à fortiori dans notre contexte actuel.

La position de manager en entreprise s'apparente parfois (voire souvent) à un numéro d'équilibriste. En effet, le manager doit savoir encourager, reconnaître ou encore apprécier son équipe tout en étant garant d'un haut niveau de productivité, de qualité et d'efficacité. Comment faire pour tendre vers cet objectif notamment lorsque l'un des membres de l'équipe n'a pas le comportement ou la pratique adéquate ?

Et oui, être manager ne consiste pas seulement à devenir « populaire » au sein de son équipe mais il est également nécessaire de « recadrer ». Et c'est au manager que revient la lourde tâche de confronter le salarié.

L'exercice étant souvent périlleux et désagréable à tel point que certains préfèrent repousser ou ne rien dire. Cette démarche s'avère pourtant contreproductive pour l'entreprise. Réaliser un feedback négatif est en effet une démarche utile et nécessaire à son bon fonctionnement et au développement de l'équipe. Alors, comment faire pour qu'un feedback négatif soit compris et surtout accepté par le salarié ? Voici quelques conseils pour que cet échange soit constructif et porte ses fruits.

• Etre réactif

Pour une question de cohérence et de force du message, un feedback doit se faire rapidement. C'est d'ailleurs le timing qui va déterminer en partie l'efficacité du message, qu'il soit positif ou négatif.

• Valoriser les points positifs

Avant de dresser les griefs au salarié, il est préférable d'entamer la conversation sur des éléments positifs. Ainsi, votre interlocuteur sera d'avantage à l'écoute et plus enclin à accueillir vos retours négatifs.

• Introduire le propos

Il est également important d'introduire le sujet en faisant part au salarié de vos intentions (« je souhaite te/vous faire part d'un élément qui peut-être un quelque peu désagréable mais important. »). Dès lors, le salarié est prêt et averti à entendre un élément qu'il sait par avance négatif.

• Décrire les faits

Vous devez bien faire la différence entre un jugement (subjectif) et un fait (objectif). Nous avons naturellement tous tendance à porter un jugement quand nous voulons décrire un fait. Il existe cependant une technique très simple pour s'éviter cet écueil en situation de feedback : il suffit de se questionner sur l'objet de ce jugement (« qu'est-ce qui me fait dire cela ? »). A titre d'exemple, il est préférable d'éviter le propos suivant : « tu es /vous êtes maladroit » (jugement) mais de privilégier les faits : « tu as /vous avez fait tomber à plusieurs reprises des outils qui ont nécessité des réparations. ».

Il s'agit donc d'objectiver votre démarche par des fait et des observations pour une prise de conscience plus rapide et efficace.

• Exprimer son ressenti de la situation par le « je »

Quand vous utilisez le « je », vous assumez la responsabilité de vos propos « Je suis agacé.e quand tu ne réponds pas au téléphone. » Au contraire, le « tu » est accusateur. Votre interlocuteur se sentira alors agressé, son attention ne sera plus portée sur le fond du problème mais sur la forme et la manière dont le message a été délivré.

• Spécifier et suggérer la solution

Il s'agit ici de trouver des solutions pour répondre à la problématique (« comment améliorer la situation ? », « comment s'y prendre pour… ? », « que pourrions-nous faire pour… ? »)

Les solutions doivent être claires, réalistes et réalisables.

Vous pouvez proposer vous-mêmes des solutions mais vous pouvez aussi demander à votre interlocuteur de proposer ses propres idées. Selon l'importance des griefs et le contexte, les solutions coconstruites ont plus de chances d'aboutir et d'être appliquées.