Dans une fiche pratique publiée le 5 janvier 2022, la CNIL est venue préciser l'attitude à adopter lorsqu'un salarié souhaite accéder ou obtenir la copie de courriels professionnels. L'occasion de revenir sur le droit d'accès et ses limites, et notamment celle relevant de l'atteinte au droit des tiers.

Qu'est-ce que le droit d'accès ?

Le droit d'accès est un principe selon lequel le salarié est en droit d'accéder à ses données personnelles, d'en demander la rectification, l'effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité. (loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et Règlement général sur la protection des données)

En application de ces textes, un salarié peut demander à son employeur la communication des données qu'il détient sur lui et en obtenir une copie.

Le droit d'accès ne doit pas porter atteinte aux droits des tiers  

La CNIL le rappelle : « L'exercice du droit d'accès ne peut pas se faire au détriment des autres personnes dont les données sont traitées ».

Ainsi, seules les données dont la communication ne porterait pas une atteinte disproportionnée aux droits d'autres personnes (secret des affaires, vie privée, secret des correspondances, etc.) peuvent être transmises.

Les conseils de la CNIL pour répondre à un salarié souhaitant accéder ou obtenir la copie de courriels professionnels

L'employeur doit identifier les messages communicables et ceux qui ne le sont pas. Pour cela, on distingue deux situations :

1.Lorsque le salarié est l'expéditeur ou le destinataire des courriels

Dans ce cas, la communication de ces courriels est présumée respectueuse des droits des tiers.

Pour autant, dans certains cas, les données contenues dans ces courriels sont très sensibles et pourraient représenter un risque pour les droits des tiers si elles étaient communiquées. Dans pareilles circonstances, l'employeur doit :

• Dans un premier temps, tenter de supprimer, anonymiser ou pseudonymiser ces données sensibles
• Puis, si cela reste insuffisant, refuser la demande d'accès, en motivant sa décision.

2. Lorsque le salarié est seulement mentionné dans le contenu des courriels.

Pour répondre au salarié demandeur, l'employeur dot procéder en deux temps :

• Il doit d'abord s'assurer que les moyens à mettre en œuvre pour identifier les courriels demandés n'entrainent pas une atteinte disproportionnée aux droits de l'ensemble des salariés. Dans ce cadre, il peut demander au salarié de préciser sa requête. En cas de refus du salarié, il pourra ne pas donner une suite favorable à sa demande.
• S'il s'avère que l'atteinte aux droits des tiers est proportionnée, l'employeur étudie ensuite le contenu des courriels demandés. Il apprécie alors, au cas par cas, la portée de l'atteinte aux droits des tiers que représenterait la communication de ces courriels.

Pour conclure, rappelons que cette fiche pratique ne vise que les courriels professionnels. Les courriels identifiés comme « personnels » ou dont le contenu est privé font, quant à eux, l'objet d'une protection particulière.

L'employeur n'ayant pas le droit d'en prendre connaissance, il devra les communiquer au salarié demandeur en l'état, sans occulter certaines données, uniquement si le salarié en est l'expéditeur ou le destinataire.

 

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